Ähnlich wie im Kundenservice sind Chatbots im HR (Human Resources) sehr hilfreich. Während Chatbots in der direkten Ansprache zum Kunden bereits sehr verbreitet sind, scheint das Potenzial dieser textbasierten Dialogsysteme im Personalwesen noch nicht so geläufig zu sein. Dabei bietet sich ihr Einsatz an: Vom Recruiting, der Bewerbung über das Onboarding bis zur Kommunikation: Chatbots im HR haben das Potenzial, viele Prozesse im Personalmanagement zu optimieren, Mitarbeiter zu entlasten und die Zufriedenheit in der Belegschaft zu steigern.
HR-Chatbots sparen dem ganzen Unternehmen Zeit
Im Kundenservice ist der Chatbot beliebt, weil er einfache Kundenanfragen automatisch beantwortet. Dasselbe gilt für Anfragen an die Personalabteilung. Über ein FAQ-System beantworten Chatbots viele Fragen, bevor der Mitarbeiter die Abteilung kontaktieren muss. Die Antwort bekommt er in leicht verständlicher, natürlicher Sprache. Ist die Antwort nicht ausreichend, kann der Kunde direkt einen Termin vereinbaren. Der Terminkalender wird dazu mit dem internen CRM abgeglichen. (Siehe auch Cobuddy Use Case Kundenservice)
Das freut den Mitarbeiter, denn er erhält schnell eine Antwort, die sein Problem hoffentlich löst. Aber auch die HR-Abteilung profitiert, weil sie die gesparte Zeit für andere Aufgaben einsetzen kann
Chatbots für die Mitarbeitergewinnung nutzen
Das Bewerberportal ist die digitale Zentrale für die Ausschreibung neuer Stellen. Es ist der erste Kontaktpunkt potenzieller Mitarbeiter. Gerade vor der Bewerbung ergeben sich häufig Fragen, die ein Chatbotohne Wartezeit beantwortet:
- Wer ist der Ansprechpartner für meine Bewerbung?
- Wie ist der Bearbeitungsstand meiner Bewerbung?
- Werden meine Bewerbungskosten erstattet?
Die sofortige Reaktion stellt den Bewerber zufrieden und entlastet die Personalabteilung.
Auch nach dem Absenden der Bewerbung vereinfachen HR Chatbots die Bewerbung für beide Seiten: Wenn ein Bewerber sich persönlich vorstellen darf, vereinbart der Chatbot beispielsweise automatisch einen Termin. Dazu nutzt er einen Terminkalender, der mit dem internen System verbunden ist.
Mit HR-Chatbots neue Mitarbeiter einarbeiten (Onboarding)
Wenn eine neue Stelle besetzt wird, beginnt das Onboarding. Der neue Mitarbeiter erhält eine Einführung in die neue Umgebung. Gerade am Anfang ist er auf Hilfe angewiesen, um sich zurechtzufinden. Das Onboarding ermöglicht neuen Mitarbeitern, das Team kennenzulernen und macht sie mit der Unternehmenskultur und vertraut. Auch die Kommunikation folgt Regeln, die erst erlernt werden müssen.
Chatbots vereinfachen den Prozess, indem sie diese Informationen aufbereiten und den Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Neue Teammitglieder können sich selbstständig mit den internen Systemen, Verfahrensweisen und Regeln vertraut machen.
Chatbots lassen Mitarbeiter einfacher auf Informationen aus der Personalabteilung zugreifen
Auch nach dem Onboarding befinden sich neue Mitarbeiter in einem Lernprozess. Interne Wissenssysteme sind komplex und folgen keiner intuitiven Struktur. HR Chatbots filtern Informationen und geben Sie in einer sprachlich einfach verständlichen Form an den Nutzer heraus.
Will ein Mitarbeiter das Formular für den Urlaub finden, fragt er einfach den Chatbot:
„Wo finde ich das Formular für den Urlaubsantrag?“
Der Chatbot erkennt die Frage und stellt die entsprechende Information und das Dokument zur Verfügung. Der Mitarbeiter muss nicht selbst im Intranet suchen, in der Personalabteilung nachfragen oder seine Teamkollegen wegen jeder Kleinigkeit fragen. Das spart neuen Mitarbeitern Zeit und macht sie zufriedener. Sich schnell selbst zurechtzufinden und mit der eigentlichen Aufgabenstellung loszulegen, stärkt das Zugehörigkeitsgefühl neuer Teammitglieder. Gleichzeitig entlastet der Chatbot die Personalabteilung, weil sie nicht immer wieder dieselben Standardfragen beantworten muss.