Chatbots im Einsatz
Anwendungsfälle für die Chatbot-Plattform Cobuddy
Ob Bürgerservice, Kundenservice oder interne Unterstützung: Cobuddy beantwortet wiederkehrende Fragen zuverlässig und macht vorhandenes Wissen einfacher zugänglich. Diese Chatbot Anwendungsfälle zeigen, wo sich der Einsatz besonders lohnt – und wie Serviceteams und Fachabteilungen dadurch im Alltag entlastet werden.
So unterstützt Cobuddy den Kundenservice
Ein häufiger Chatbot Use Case im Kundenservice ist die automatische Beantwortung wiederkehrender Fragen. Cobuddy Chatbots machen relevante Informationen direkt im Chat zugänglich, so dass Kundinnen und Kunden nicht erst verschiedene Seiten oder Dokumente durchsuchen müssen.
Mit Cobuddy Chatbots finden Ihre Kunden schneller die passende Antwort, ohne langes Suchen, ohne Wartezeiten und unabhängig von Ihren Servicezeiten.
Darüber hinaus kann Cobuddy Anfragen vorqualifizieren, bevor sie an das Serviceteam weitergeleitet werden. Der Chatbot prüft, ob alle relevanten Informationen vorliegen und fragt nötige Angaben gezielt ab. So gelangen vollständige Vorgänge direkt zur richtigen Ansprechperson. Das spart Zeit, reduziert Rückfragen und sorgt dafür, dass Mitarbeitende komplexe Anliegen effizienter bearbeiten können.
Ein intentbasierter Chatbot wie Cobuddy bietet Unternehmen im Kundenservice gleich mehrere Vorteile.
- Er beantwortet wiederkehrende Fragen sofort,
- unterstützt Kundinnen und Kunden rund um die Uhr und
- entlastet gleichzeitig das Serviceteam.
Einfache Anliegen, etwa häufig gestellte Fragen, werden direkt im Chat geklärt – schnell, zuverlässig und ohne zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeitenden.
Darüber hinaus liefern die eingehenden Anfragen wertvolle Einblicke in die Interessen, Bedürfnisse und Probleme der Kundinnen und Kunden. Über das Chatbot-Dashboard erkennen Unternehmen dadurch, welche Themen besonders häufig auftreten, wo Informationen fehlen und an welchen Stellen Serviceprozesse gezielt verbessert werden können.
Vorteile von Chatbots im Kundenservice
Schnelle, unmittelbare Beantwortung von häufigen Kundenanfragen rund um die Uhr
Hohe Kundenzufriedenheit durch herausragendes Benutzererlebnis
Teams werden bei einfachen Aufgaben spürbar entlastet
Gewinnen von Einsichten in Kundeninteressenten
So unterstützt Cobuddy im HR
Im HR liegen viele Antworten längst vor. Sie sind nur nicht immer dort zu finden, wo Mitarbeitende oder Bewerbende sie gerade suchen. Informationen stehen im Intranet, in Systemen der Personalabteilung, in Formularen, Richtlinien oder bei einzelnen Ansprechpersonen. Für HR bedeutet das viele wiederkehrende Fragen, viele Suchwege und oft unnötige Unterbrechungen im Tagesgeschäft.
Cobuddy bündelt dieses Wissen im Chat und macht es einfacher zugänglich. Mitarbeitende, neue Kolleginnen und Kollegen sowie Bewerbende erhalten schneller eine passende Antwort, ohne lange suchen zu müssen und unabhängig von Bürozeiten. Das verbessert den Service im HR und entlastet das Team bei Fragen, die nicht jedes Mal persönlich beantwortet werden müssen.
Mitarbeitergewinnung mit Cobuddy unterstützen
Auch im Recruiting entstehen viele praktische Fragen.
- Wer ist die richtige Ansprechperson?
- Welche Unterlagen werden benötigt?
- Wie ist der aktuelle Stand der Bewerbung?
Für Bewerbende sind solche Antworten wichtig. Für HR sind sie oft Routine. Cobuddy kann diese Fragen direkt beantworten, durch relevante Informationen führen und bei Bedarf auf Formulare, Kontakte oder nächste Schritte verweisen.
So bleibt mehr Zeit für die Themen, bei denen HR wirklich persönlich gefragt ist: Gespräche, Beratung, komplexe Anliegen und gute Entscheidungen.
Chatbot Cobuddy hilft neuen Mitarbeitern bei der Einarbeitung (Onboarding)
Wenn eine Stelle neu besetzt wird, beginnt das Onboarding. Gerade zu Beginn Ihres Beschäftigungsverhältnisses sind neue Mitarbeiter sehr auf die Hilfe ihrer Kollegen angewiesen, um sich einzuarbeiten und zurechtzufinden. Unterstützung kann hier der auf Onboarding spezialisierte Chatbot Cobuddy leisten, ohne das menschliche Miteinander zu beeinträchtigen, indem er Fragen beantwortetet, die sich auf Regeln und Funktionsweisen beziehen:
- Wo wird welches Dokument abgelegt?
- Wie funktioniert dieses System?
- Wo finde ich die Richtlinien?
- Wie sind die Regeln für Gleitzeit …?
Cobuddy vereinfacht den Onboarding Prozess, indem er neue Mitarbeiter mit wichtigen Informationen versorgt. Neue Teammitglieder können sich dank dem Chatbot selbständig mit den internen Systemen, Verfahrensweisen und Regeln vertraut machen.
Cobuddy als zentraler Infopoint für alle Personalfragen
Intranet, Telefon, E-Mail… Es gibt viele Wege, wie Mitarbeiter sich über ihr Unternehmen, die aktuellen Richtlinien und Geschäftsprozesse informieren können. Mit Chatbot Cobuddy erleichtern Sie allen Mitarbeitern den Zugriff auf Informationen aus der Personalabteilung.
Cobuddy beantwortet Fragen in natürlicher Sprache, wie zum Beispiel
- Was muss ich im Krankheitsfall tun?
- Wann und wo findet das nächste Firmenevent statt?
- Wieviel Tage Urlaub habe ich noch?
- Wer ist mein Ansprechpartner für…
- Welche Betriebssportgruppen gibt es?
Die Vorteile von Chatbots im Use Case „HR/Personalabteilung“
Schnelle, permanent verfügbare Informationsquelle für Mitarbeiter
Sachbearbeiter werden spürbar entlastet
Mehrwert für Bewerber und Belegschaft
Unterstützt das selbständige Einarbeiten neuer Mitarbeiter
Chatbot Use Cases „Micro-Learning“ mit Cobuddy
Mit chatbasierten Lernhäppchen ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, sich neues Wissen niederschwellig und schnell anzueignen. Integrieren Sie mit Chatbot Cobuddy das Lernen nicht nur in den Arbeitsalltag, sondern direkt in die betreffenden Systeme und Abläufe.
Mit Micro-Learning decken Sie den tatsächlichen Lernbedarf, ohne zu überfrachten oder zu langweilen. Überlassen Sie es Ihren Mitarbeitern, wie tief sie in die angebotene Lerneinheit einsteigen wollen. Per Feedback-Dialog gibt Cobuddy eine direkte Rückmeldung, ob die Lerninhalte beherrscht werden und wo noch Handlungsbedarf ist.
Bieten Sie Abwechslung beim Lernen und sprechen Sie alle Sinne an. Als intelligenter Chatbot vereint Cobuddy die Vorteile gängiger Formate des Micro-Learnings. Integrieren Sie in Cobuddy
- Kleine Textabschnitte
- Erklär-Videos
- Audio-Sequenzen
- Feedback-Formulare
- Multiple Choice-Abfragen
- Links auf vorhandene Lerneinheiten
- Downloads etc.
Anwendungsfälle für Micro-Learning mit Chatbot Cobuddy
Neue Benutzeroberflächen
Wenn sich Benutzeroberflächen in neuen Software-Versionen verändern, suchen Mitarbeiter aufwendig nach Funktionen. Das kostet Zeit, verursacht Frust und senkt die Produktivität. Cobuddy kann sich genau dann aktivieren, wenn eine geänderte Benutzeroberfläche aufgerufen wird. Er weist auf die Änderungen hin, spielt die neuen Abläufe durch und kann entstehende Fragen direkt beantworten.
Neue Funktionen
Mitarbeiter übersehen neue Funktionen oder integrieren sie nicht in die eigenen Arbeitsabläufe, weil das gewohnte Vorgehen schneller ist und mehr Sicherheit bietet. Micro-Learning mit Cobuddy vermeidet diese Schattenprozesse. Der Chatbot weist gezielt auf diese Funktionen hin und bietet genau darauf zugeschnittene Lernpäckchen an.
Gezielte Erinnerungen
Sie können Cobuddy so einrichten, dass er in sporadischen Abständen gezielt an Richtlinien, Funktionen, Tools und Prozesse erinnert. Mit diesen wichtigen Tipps vermeidet Cobuddy Ineffizienzen, langsame oder fehlerhafte Prozesse und erhöht die Sicherheit. Als Dialogsystem bietet er außerdem die Möglichkeit der Interaktion, statt einfach nur Infos einzublenden. Ist der Informationsbedarf größer, kann sofort eine vertiefende Lerneinheit gestartet werden.
Anweisungen für aktuelle Ereignisse
Micro-Learning mit Cobuddy greift auch bei spontanen Ereignissen, zum Beispiel einer aktuellen Cyberattacke. Nehmen Sie mit digitalen Lernhäppchen Bezug zu aktuellen Vorfällen und erreichen Sie Mitarbeiter direkter als mit einem Eintrag im Intranet oder eine E-Mail. Lassen Sie den Chatbot aufpoppen und zeigen Sie die Warnung inklusive Handlungsanweisung an. Fügen Sie auch vertiefende Informationen hinzu und leiten Sie auf bestehendes Lernmaterial weiter. So erzielen Sie auch spontan einen hohen Lernerfolg und berücksichtigen dabei den Wissenstand des einzelnen Mitarbeiters.
Vorteile von Micro-Learning per Chatbot
Effektives Lernen durch kleine Einheiten
Bedarfsgerechtes Lernen direkt am System
Hohe Zufriedenheit dank selbständigem Lernen in kurzen Einheiten
Sponanten Lernbedarf bei aktuellen Ereignissen abdecken
So hilft der Chatbot Cobuddy beim Wissensmanagement
Ein Chatbot ist bestens dafür geeignet, Mitarbeiter auf einfache Art und Weise mit Informationen zu versorgen. Die größte Herausforderung bei der innerbetrieblichen Informationsbeschaffung und dem Wissensaustausch sind nicht die fehlenden Informationen, sondern die Auffindbarkeit. Die Lösung ist ein Chatbot, mit dem Ziel Aufgaben und Prozesse sowie die Kommunikation und Organisation zu vereinfachen und dadurch Ressourcen einzusparen.
Es ist herausfordernd, die in Unternehmen vorhandenen Informationen zu finden, was in besonderem Maße für neue Mitarbeiter gilt. Um zur gewünschten Information zu kommen, müssen Mitarbeiter in der Regel vorab wissen, in welcher Form Informationen zur Verfügung stehen und an welchem Ort und in welcher Anwendung sie sich befinden.
Wenn Sie Cobuddy als textbasiertes Dialogsystem für Ihr Wissensmanagement einsetzen, machen Sie Informationen für Ihre Mitarbeiter unabhängig von deren Speicherort, Dateiformat oder Quell-Anwendung automatisiert verfügbar.
Mit Cobuddy als Wissensträger ist es nicht mehr wichtig, dass Kollege X aus der Produktentwicklung weiß, wo die Kontaktinformationen eines Kunden im CRM gespeichert sind, an welcher Stelle im Handbuch eine Vorschrift zu finden ist, oder wie das Dokument mit den Compliance-Richtlinien heißt. Cobuddy gibt ihm alle Informationen, ganz einfach, im gleichen Chatfenster. Selbstverständlich kann Cobuddy dabei die entsprechenden Benutzerrechte berücksichtigen.
Vorteile von Chatbots im Wissensmanagement
Ein zentraler Infopoint als Wissensdatenbank für unterschiedliche Quellen
Infos finden, ohne wissen zu müssen, wo sie gespeichert sind
Schnelles Finden ohne Querlesen
Eigenständige Orientierung für neue oder fachfremde Mitarbeiter
So hilft der Chatbot Cobuddy im Management und in der Geschäftsführung
Fragen Sie erst einmal Cobuddy, bevor Sie für eine Detailinformation in eine Anwendung gehen und suchen müssen. Machen Sie Cobuddy zu Ihrem persönlichen Assistenten und erfahren Sie vom Chatbot alles, was Sie für ein Telefonat, eine Aufgabe oder einen Vorgang im Unternehmen wissen müssen, wie zum Beispiel, welche Rechnung beim Kunden noch offen ist, welche Projekte verzögert sind oder wie die aktuellen Umrechnungskurse sind.
Kennzahlen, Rechnungsinformationen, Kontaktdaten, Projektstände, Mitarbeiterauslastung, Rohstoffpreise, etc. Sowohl in der Geschäftsführung als auch auf Abteilungsebene benötigen Sie schnell aussagekräftige Daten aus den verschiedensten Anwendungen, zur Planung und Organisation oder um Entscheidungen treffen zu können. Dashboards sind gut geeignet, um Management-Informationen gebündelt und optisch ansprechend zur Verfügung zu stellen. Da Dashboards jedoch einen zusammenfassenden Blick auf Daten und Vorgänge bieten, sind sie für Detailinformationen weniger gut geeignet und werden schnell zu komplex und unübersichtlich, beziehungsweise klickintensiv
Wie kann der Chatbot in der Geschäftsführung und im Management genutzt werden
Sehr übersichtlich wird die Darstellung sowohl von Detailinformationen als auch von aggregierten Kennzahlen und mit Cobuddy als Chatbot: Fragen Sie einfach Beides in demselben Chatfenster ab.
Beispiel: Sie haben ein Krisengespräch mit einem Kunden und möchten eben schnell wissen, welchen Stundensatz Sie bei ihm abrechnen, ob ein Support-Ticket besteht und welchen Status es hat?
Wurde die letzte Rechnung bezahlt? Und welche Lieferzeiten hat der Rohstofflieferant? Die Informationen liegen in verschiedenen Systemen, aber mit Cobuddy stehen Ihnen die Antworten sofort und gebündelt an einer Stelle zur Verfügung.
Holen Sie sich per Chatbot die schnellen Auskünfte aus den verschiedenen Anwendungen oder aus Ihrem Management-Dashboard. Klicken Sie einfach auf Antworten, wenn Sie mehr Details benötigen und öffnen Sie aus dem Chatbot heraus die Quellanwendungen oder Dokumente.
Vorteile von Chatbots im Management und in der Geschäftsführung
Ein zentraler Infopoint für unterschiedliche Daten-Quellen
Wichtige Infos schnell angezeigt bekommen
Ein Fenster für alle Informationen aus unterschiedlichen Quellen
Per Klick aus dem Chat direkt in Dokumente oder Anwendungen
So hilft der Chatbot Cobuddy bei der Bedienung von Unternehmensanwendungen
Cobuddy führt mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI) neue oder ungeübte Mitarbeiter im Unternehmen durch komplexe Geschäftsanwendungen.
Zu den großen Zeitfressern im Berufsalltag gehören Anwendungen, die Mitarbeiter nicht täglich, sondern nur hin und wieder nutzen, denn es fehlt die Übung. Selbst wenn eine Anwendung nach Meinung von Powerusern oder Herstellern „intuitiv“ und selbsterklärend ist, bestimmt doch die Übung, wie schnell und wie vollständig Vorgänge bearbeitet werden können. Durch die Integration eines textbasierten Dialogsystems können Sie, ganz ohne Programmierkenntnisse, viele Aufgaben und Anwendungsfälle erleichtern und automatisieren.
Unterstützen Sie neue oder ungeübte Mitarbeiter bei der Bearbeitung von komplexen Vorgängen und Prozessen mit dieser Chatbot Lösung, zum Beispiel beim Stellen von Reiseanträgen, bei der Bearbeitung von Beschaffungsanträgen oder bei der Dokumentation von Störungen und Unfällen.
Ihr Assistent für alle Anfragen und Anforderungen
Cobuddy führt Ihre Anwender Schritt für Schritt durch die Anwendung, ohne dass sie durch verschiedene Masken oder Menüs klicken müssen. Cobuddy erfragt sämtliche Angaben in einem einzigen Fenster.
Der Chatbot kann auf Basis jeder Eingabe entscheiden, welche weiteren Angaben nötig sind und fragt entsprechend nur jene Daten ab. Jeder Vorgang wird nun schlank und übersichtlich auch für ungeübte Benutzer, so dass auch Poweruser entlastet werden, da sie deutlich weniger Hilfestellung leisten müssen.
Gleichzeitig stellt der Einsatz von Cobuddy sicher, dass Ihre Mitarbeiter keine Information übersehen oder vergessen, so dass Rückfragen durch die zuständigen Abteilungen oder Bearbeitungsschleifen deutlich zurückgehen.
Vorteile von Chatbots bei der Bedienung von Anwendungen
Unterstützung für neue oder ungeübte Mitarbeiter
Gezielte Chatbot-Abfragen beschleunigen die Bearbeitung
Entlastung von Kollegen durch geringeres Frageaufkommen
Nur geprüfte, vollständige Dokumente werden weitergeleitet
Weniger Rückfragen und Korrekturschleifen
So erledigt Chatbot Cobuddy Routinetätigkeiten für Sie
Cobuddy bietet viele Anwendungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen. Er kann für Sie Routinetätigkeiten und einfache Aufgaben erledigen. Wie wäre es denn, wenn Sie einfach Cobuddy Mails auf Vollständigkeit überprüfen lassen? Es gibt viele Aufgaben, die sich leicht automatisieren lassen.
Viele kleine, einfache Aufgaben bedeuten für jeden Mitarbeiter in Summe einen deutlich messbaren Aufwand, der dazu führt, dass für komplexere Aufgaben weniger Zeit zur Verfügung steht. Hierzu zählen Routinetätigkeiten wie Prüfvorgänge von E-Mails und Dokumenten, Nachfragen und Nachfassen bei versäumten Fristen, Organisation von Rückrufen etc. Diese Aufgaben können durch den Einsatz von dem textbasierten Dialogsystem Cobuddy mit deutlich geringerem Personalaufwand automatisiert erledigt werden.
Beispiel: Erleichtern Sie sich und Ihren Mitarbeitern mit dem Chatbot beispielsweise Routinearbeiten wie das Prüfen von E-Mails nach Dringlichkeit, nach Priorität, nach Fristen, Terminen oder nach Vollständigkeit. Lassen Sie diese Aufgaben von Cobuddy im Hintergrund erledigen. Noch bevor Sie die erste Zeile einer E-Mail gelesen haben, kann Cobuddy Ihnen schon Vorschläge über eine mögliche Priorisierung geben oder hat bereits automatisch eine Mail mit der Bitte um Nachreichung der noch fehlenden Informationen gesendet.
Cobuddy kann auch checken, ob die benötigten Anhänge vorhanden sind (sowohl ausgehend als auch eingehende Mails). Der Chatbot kann erkennen, ob in einer Nachricht Fristen genannt werden. Durch seine KI-Komponente ist Cobuddy in der Lage, über die simple Keyword-Suche hinaus in Texten Absichten zu erkennen und entsprechende Schritte einzuleiten, sodass er sich als Assistent für verschiedenste Anwendungsfälle bei der Arbeit eignet
Der Chatbot Cobuddy unterstützt Ihr Personal bei Routine-Tätigkeiten
- E-Mails checken, priorisieren
- Automatisierte Mails bei fehlenden Informationen versenden
- Einzelne sowie Regel-Meetings mit vielen Teilnehmen planen
- Dokumente prüfen
- Organisation von Rückrufen
- Häufige Fragen beantworten
- Durchsuchen von Glossaren
- Ähnlichkeiten, z. B. in Anfragen oder Angeboten, erkennen
Cobuddy unterstützt Unternehmen optimal bei diesen Anwendungsfällen
Vom Recruiting, der Bewerbung über das Onboarding bis zum Mitarbeiter FAQ: Cobuddy optimiert Prozesse im Personalwesen und steigert die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.
Liefern Sie mit Cobuddy kleine, bedarfsgenaue Lernpäckchen, die haften bleiben. Nutzen Sie beliebige Lernformate und sprechen Sie unterschiedliche Sinne an.
Mit dieser Chatbot-Lösung versorgen Sie Ihre Mitarbeiter auf einfache Art und Weise mit Informationen aus verschiedenen Anwendungen und helfen Ressourcen einzusparen.
Chatbot Cobuddy führt Ihre Mitarbeiter durch komplexe Geschäftsanwendungen, vermeidet Fehlbedienungen und beschleunigt Vorgänge, z. B. Reisekostenabrechnungen.
Routinetätigkeiten, wie zum Beispiel Prüfvorgänge oder wiederholtes Nachfassen, können durch Cobuddy mit deutlich geringerem Personalaufwand automatisiert erledigt werden.
Machen Sie Cobuddy zu Ihrem persönlichen Assistenten und erfahren Sie vom Chatbot alles, was Sie für ein Telefonat, eine Aufgabe oder einen Vorgang im Unternehmen wissen müssen.