Darum arbeitet Ihr Vertrieb mit einem Assistant Chatbot besser

Chatbot im Vertrieb

Die Digitalisierung verändert die Geschäftsgrundlage des Vertriebs. Glücklicherweise stehen neuen Herausforderungen auch Chancen in Form neuer Technologien gegenüber. Eine besondere Rolle spielen hier die Assistant Chatbots. Assistant Chatbots sind aufgrund ihrer KI-Komponente sehr gut geeignet, um den Vertrieb für die Herausforderungen der Digitalisierung zu rüsten.

Wir erklären, wie ein Chatbot den Vertrieb auf mehreren Ebenen unterstützen kann: Während des Kundenkontakts, bei der Ausarbeitung von Angeboten, bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und sogar bei der Auswertung von Kampagnen.

 

Herausforderungen für den Vertrieb 2021

Die Digitalisierung verändert alle Aspekte der Wirtschaft: Auf der Angebotsseite stehen neue Mitbewerber, die mit eingesessenen Unternehmen um immer anspruchsvollere Kunden konkurrieren. Gleichzeitig hat der Vertrieb ein Nachwuchsproblem. Das sind die 3 größten Herausforderungen an ein erfolgreiches Vertriebsteam 2021:

 

  • Wachsende Kundenansprüche bedienen:
    SalesForce berichtet: Für 85 % der Befragten ist die Erfahrung (Customer Experience) so wichtig wie die Qualität des Produkts oder der Dienstleistung selbst. Der Vertrieb spielt in der Gestaltung dieser Erfahrung eine wesentliche Rolle: Er ist an vielen Kontaktpunkten quer durch die Customer Journey des Kunden beteiligt.
  • Neue, schnell agierende Mitbewerber
    Das Verhältnis zwischen Unternehmen und Kunden verschiebt sich. Durch digitale Plattformen haben Kunden einen besseren Marktüberblick. Digital orientierte Start-ups stellen traditionelle Geschäftsmodelle infrage. Da sie intern agiler aufgestellt sind und interne Prozesse durchgehend digital gestalten, können sie günstiger und schneller eine vergleichbare Qualität liefern.
  • Fachkräftemangel im Vertrieb
    Hubspot kommt in einer gemeinsamen Studie mit Absolventa zu dem Schluss, dass der Fachkräftemangel die deutschen Vertriebsabteilungen erreicht hat. 60 % der Unternehmen benötigen mindestens 8 Wochen, um offene Stellen im Vertrieb zu besetzen. Gleichzeitig ist die Einstellung und Einarbeitung eines Einsteigers mit Kosten von durchschnittlich 10.000 € verbunden. Ein gutes Onboarding und Arbeitsklima sind deshalb wichtiger denn je, um Mitarbeiter zu gewinnen und zu binden.

Anwendungsfälle für Chatbots im Vertrieb

Die Digitalisierung ist wichtig, wird jedoch selten im Kontext kompletter Geschäftsmodelle umgesetzt. Die Gründe sind vielfältig. Häufig spielen mangelndes Wissen oder fehlende Technologien eine Rolle. Ein Assistant Chatbot kann hier einen produktiven Ausgangspunkt bilden, das Unternehmen digital zu verzahnen.

Wissensmanagement: Chatbots liefern aktuelle Daten und Vorschläge für die Angebotserstellung

Innerhalb des Betriebs ist die Auffindbarkeit von Informationen eine große Herausforderung. Informationen liegen in verschiedenen Abteilungen, werden in unterschiedlichen Formaten gespeichert und zu unterschiedlichen Zeiten aktualisiert. Hier macht die Anbindung eines Assistant Chatbots sehr viel Sinn. Der Chatbot bündelt Informationen und stellt sie Mitarbeitern über sein textbasiertes Dialogsystem jederzeit in der aktuellen Version zur Verfügung – unabhängig vom Speicherort oder dem Dateiformat.

Ein Assistant Chatbot ist außerdem in der Lage, die Ausarbeitung von Angeboten zu vereinfachen und zu beschleunigen. Denn die KI-Komponente NLU (Natural Language Understanding) kann in Kundenanfragen Ähnlichkeiten zu bestehenden Angeboten oder Aufträgen entdecken. Auf Basis der Ähnlichkeiten kann er dem Vertriebsteam Vorschläge bei der Angebotserstellung machen.

Chatbots helfen mit diesen Eigenschaften auch beim Onboarding neuer Mitarbeiter.

Die Freude über eine Verstärkung des Vertriebsteams ist groß, aber selten ungetrübt, da die Einarbeitung neuer Mitarbeiter viel Zeit benötigt. Typische Fragestellungen beim Onboarding neuer Vertriebskollegen sind zum Beispiel:

  • Wie sind die Vertriebsprozesse?
  • Welche Richtlinien gelten für welche Kundengruppe bzw. Produktlinie?
  • Wo finde ich welche Daten?
  • Welche Tools kommen wann zum Einsatz etc. etc.

Die Beantwortung dieser Fragen bedeutet für das Team einen zusätzlichen Aufwand. Auch wird es dem Neuling wird bald unangenehm, zur Klärung von einfachen Sachfragen immer auf Kollegen zuzugehen.

Viel geringer ist die Hürde, einen Chatbot zu fragen. Im Bedarfsfall gibt der Mitarbeiter einfach seine Frage in das Chatfenster ein und erhält die benötigte Information.

Ein Chatbot, der Fragen rund um Vertriebsprozesse und Angebotserstellung möglichst vollständig beantwortet, ermöglicht es dem neuen Teammitglied sehr viel schneller, selbständig zu arbeiten und das Team zu entlasten.

 

Im Kundengespräch überzeugen

Im Gespräch mit Bestandskunden müssen die Vertriebsmitarbeiter den Fall möglichst genau kennen – auch, wenn sie nur wenige Minuten Zeit haben, um sich zu informieren.

  • Welcher Vertrag mit welchen Bedingungen gilt für den Kunden?
  • Welche Stundensätze und Rabatte wurden vereinbart?
  • Gibt es offene Anfragen aus dem Kundenservice?

Das Problem: Die Daten muss der Mitarbeiter aus verschiedenen Quellen zusammensuchen:

  • Im CRM finden er offene Tickets beim Support
  • Im Vertragsmanagement findet er die Vertragsdaten und die Stundensätze
  • In der Buchhaltung findet er die Informationen über bezahlte Rechnungen

Mit einem Chatbot kann der Vertriebsmitarbeiter im Vorfeld des Gesprächs einfach die nötigen Informationen per Frage im Chat abrufen. Er muss weder in den Systemen nach den Informationen suchen, noch mit anderen Abteilungen kommunizieren. Im Kundengespräch überzeugt er dann durch Sachkenntnis, ohne viel Zeit in die Recherche der Daten zu investieren.

 

Mit Chatbots bessere Entscheidungen treffen

Jedes Unternehmen hat jeden Tag unzählige Entscheidungen zu treffen. Idealerweise basieren die Entscheidungen auf durch Daten begründete Annahmen – und nicht nur auf einem Bauchgefühl.

  • Ist die Marketing-Kampagne erfolgreich oder nicht. Wo reden wir an der Zielgruppe vorbei, wo müssen wir mehr Kontaktpunkte schaffen?
  • Welchen Trend ergeben die Zahlen der letzten Monate, welche der letzten Woche, welche der letzten Tage?
  • Wie hoch war die Konversionsrate von Kampagne A im Vergleich zur Kampagne B im letzten Jahr?
  • Wie hat sich die Customer Lifetime Value in den letzten 2 Jahren entwickelt?

An Datenpunkten mangelt es nicht. Durch den Einsatz digitaler Tools in Buchhaltung, Marketing, Vertrieb, Logistik und Einkauf stehen Daten zu allen Aspekten der geschäftlichen Prozesse zur Verfügung. An der Durchgängigkeit und Verzahnung der digitalen Daten mangelt es jedoch, da ein Sammelsurium verschiedener Tools im Einsatz ist.

Eine große allumfassende Unternehmens-Lösung wäre wünschenswert, ist häufig jedoch zu überdimensioniert, bildet die spezifischen Anforderungen des Unternehmens nicht genau genug ab oder ist schlicht und ergreifend zu teuer.

Ein Chatbot ist in erster Linie ein Dialogsystem, keine allumfassende Unternehmens-Lösung. Mit entsprechender KI-Komponente und der Anbindung an die Quellsystem kann er  die benötigten Informationen und Daten jedoch passgenau zusammenführen und zur Auswertung zur Verfügung stellen. Sämtliche Datenquellen können – selbstverständlich unter Berücksichtigung von Nutzerrechten und Zugriffsrechten – an den Assistant Chatbot angebunden werden. Das erlaubt Entscheidern einen ganzheitlichen Blick auf ein Problem und liefert die Grundlage für eine konsistent höhere Entscheidungsqualität.

Außerdem haben Chatbots das Potenzial, die Datenanalyse zu automatisieren. Statt selbst Daten mit verschiedenen Modellen zu analysieren, fragen Sie einfach ihren Chatbot!

 

Fazit: Von Chatbots im Vertrieb profitieren Unternehmen, Kunden und Mitarbeiter

Wachsende Kundenanforderungen, ein angespannter Arbeitsmarkt und starke Marktteilnehmer: die Herausforderungen für den Vertrieb in kleinen und mittleren Unternehmen. Aber die Herausforderungen bergen auch Chancen.

Mit einem Chatbot gibt es ein Werkzeug für Unternehmen, um durch dialogbasierte Automatisierung attraktive Arbeitsbedingungen für neue Mitarbeiter zu schaffen, starke Kundenbeziehungen aufzubauen und effektivere Vertriebskampagnen zu organisieren.